MEMAHAMI DAN
MENDESAIN DATA AKUNTANSI
Mengidentifikasi
dan Mendokumentasikan File
File transaksi (transaction
file) digunakan untuk mencatat informasi
mengenai berbagai kejadian didalam proses bisnis organisasi. Atribut-atribut
record transaksi meliputi data transaksi, pelaku yang berhubungan dengan
transaksi lainnya (misalnya pelanggan, pemasok, tenaga penjual), dan uraian
barang/jasa yang berhubungan dengan kejadian (misalnya harga, dan kuantitas
persediaan yang dijual). File induk (master file) menyimpan data acuan dan
data ringkasan tentang berbagai entitas yang berkaitan dengan kejadian
(barang/jasa perusahaan, agen internal, agen eksternal, dan buku besar).
Pada format yang ditunjukkan, file induk untuk barang dan jasa
ditampilkan dikiri, file transaksi ditampilkan ditengah, dan file induk
ditampilkan dikanan. Setiap kotak pada diagram tersebut menunjukkan sebuah
file. Untuk salah satu file tersebut, diagram menunjukkan dua atribut (field),
“Order#” dan “Tanggal_Order”.
Kejadian dan
File Transaksi
Ingat bahwa kolom kedua diberi label “File(-file) transaksi
diperlukan ?” alasan untuk (-file) adalah bahwa ini biasanya berguna untuk
menyimpan informasi mengenai satu kejadian dalam dua atau lebih file transaksi.
Alasan untuk pengguna banyak file untuk menyimpan data transaksi dijelaskan
kemudian.
Mendokumentasikan
File Transaksi
Pedoman untuk mengidentifikasi perlunya tabel transaksi :
1.
Tentukan
kejadian-kejadian didalam proses
2.
Keluarkan
kejadian yang tidak perlu dicatat didalam sistem komputer.
3.
Keluarkan
kejadian query dan pelaporan karena mencakup penggunaan data yang telah dicatat
dalam SIA.
4.
Keluarkan
kejadian pemeliharaannya.
Kejadian dan
Tabel Induk
Untuk mengidentifikasi dua jenis entitas dimana tabel indul umumnya
digunakan. Daftar ini akan diperluas dengan menambah tabel induk kas dan buku
besar.
·
Barang
/ jasa
·
Agen
·
Kas
·
File
induk buku besar
Membuat tabel induk salah satu alasan pembuatan tabel induk adalah
untuk menghemat waktu entri data dan
ruang penyimpanan.
Atribut dan
Hubungan
Kunci utama (primary key) adalah
atribut yang secara unik mengidenifikasi record ditabel. Ketika record
ditambahkan ke tabel, setiap record digunakan sebagai kunci utama yang hanya
mengidentifikasi record tersebut.
Kunci asing (foreign record)
adalah filed ditabel yang merupakan kunci utama dibeberapa file lainnya. kunci
asing digunakan untuk menghubungkan satu tabel dengan tabel lainnya. Berikut
ini akan dibahas manfaat penghubungan tabel-tabel.
Kunci asing menghubungkan dua kejadian yang terjadi dalam suatu
urutan.
Hubungan
Antartabel
Kardinalitas hubungan menunjukkan beberapa banyak kejadian dari
suatu jenis entitas (kejadian, sumberdaya, atau pelaku) dihubungkan dengan
jenis entitas lainnya. Kardinalitas berikut digunakan dalam desain basis data
:1) satu dengan satu (1,1); 2) satu dengan banyak (1,m); 3)banyak dengan banyak
(m,m).
Hubungan satu dengan satu antar entitas tidak seumum dengan
berhubungan satu dengan banyak, tetapi justru terjadi pada SIA.
Hubungan satu dengan banyak sangat umum didalam sistem akuntansi.
Menentukan
Kardinalitas
Tidak selalu mudah untuk menentukan kardinalitas hubungan. Ingat
bahwa setiap pola membuat dua pernyataan independen tentang hubungan
antarentitas. Juga, ingat bahwa sisi kejadian dari hubungan mengacu pada
keterjadian sepanjang waku.
Signifikansi
Konsep untuk Aplikasi Basis Data
Bagian ini menjelaskan tiga konsep kunci utama, kunci asing, dan
hubungan yang didefinisikan terdahulu. Konsep-konsep ini dalam mendesain
laporan, formulir dan pengendalian.
·
Mengimplementasikan
dokumen dan laporan
·
Mengimplementasikan
formulir input
·
Mengontrol
data SIA : integritas referensial.
MEMAHAMI DAN MENDESAIN QUERY DAN LAPORAN
Dalam
menentukan atribut-atribut yang diperlukan dalam pertanyaan gunakan atribut apa
saja yang diperlukan dalam output query, criteria apa yang akan digunakan untuk
menghasilkan output dan atribut apa saja yang digunakan dalam criteria
tersebut.
Jenis-Jenis
Laporan
Laporan daftar
sederhana (simple resort report) adalah daftar transaksi penjualan.
Laporan perincian yang dikelompokkan (grouped detail report) adalah
daftar transaksi penjualan yang dikelompokkan menurut jenis produk yang dijual
dengan subtotal untuk setiap jenis produk. Laporan ringkasan (summary
report) hanya memberikan ringkasan angka-angka penjualan, seperti total
penjualan untuk setiap produk, tanpa mendaftar masing-masing transaksi penjualan
terakhir. Laporan entitas tunggal (single entity report), seperti faktur
penjualan hanya memberikan perincian mengenai satu kejadian.
Tata
Letak Laporan
Header halaman (page header) dapat digunakan untuk
menentukan informasi yang tampak dibagian atas setiap halaman. Footer halaman (page
footer) tampak dibagian bawah setiap halaman dan biasanya mencakup nomor
halaman. Footer laporan (report folder) terlihat satu kali, dibagian
akhir laporan. Perincian laporan (report detail) berisi informasi utama
dilaporan.
Kerangka desain laporan yang dikembangkan untuk jenis laporan ini
dapat dengan mudah digunakan pada jenis ini laporan lainnya yang hanya memiliki
elemen terpisah yang akan dibahas kemudian.
·
Kotak
label dan kotak teks
·
Mengelompokkan
atribut
·
Header
kelompok
·
Perincian
kelompok
·
Footer
kelompok
Organisasi Laporan
Dalam mengorganisasikan laporan seseorang dapat menentukan hal-hal
seperti berikut ini :
·
Data
dikelompokkan menurut produk#.
·
Header
kelompok memiliki data acuan dari tabel persediaan.
·
Bagian
perincian kelompok mendaftar transaksi informasi berasal dari tabel perincian
penjualan dan tabel penjualan.
·
Footer
kelompok meliputi perhitungan ringkasan jumlah barang digudang sekarang.
Laporan Kejadian
·
Daftar
Kejadian Sederhana
Daftar kejadian sederhana (simple event lists) menyediakan
daftar kejadian yang sederhana selama suatu periode waktu yang disusun menurut
tanggal kejadian atau nomor transaksi tanpa adanya pengelompokkan atau
subtotal.
·
Laporan
Perinci Kejadian Dikelompokkan
Laporan perinci kejadian yang dikelompokkan (grouped event
detail reports) menampilkan daftar kejadian selama suatu periode dan
umumnya dikelompokkan menurut barang / jasa atau agen. Laporan seperti itu
mencakup data acuan mengenai barang / jasa atau agen maupun perincian kejadian
yang berhubungan dengan barang / jasa atau agen.
·
Laporan
Ringkasan Kejadian
Laporan ringkasan kejadian (event summary report) meringkas
berbagai macam kejadian menurut berbagai parameter.
·
Laporan
Satu Kejadian
Laporan satu kejadian (single event report) menyajikan
perincian mengenai satu kejadian. Sering kali, laporan ini dicetak untuk tujuan
dokumentasi atau untuk diberikan kepada pelanggan atau pemasok.
Daftar
Acuan dan Laporan Status
·
Daftar
Acuan
Daftar acuan (reference lists) hanya melaporkan data acuan
yang diambil dari tabel induk.
·
Laporan
Status
Laporan status (status report) menyediakan data ringkasan
mengenai barang, jasa, atau agen.
§ Laporan status perincian berkelompok (grouped detail status
report) menampilkan data ringkasan dan biasanya beberapa data acuan
mengenai barang, jasa, atau agen maupun kejadian (perincian yang mendukung)
yang menyebabkan perubahan data ringkasan
§ Laporan ringkasan status (summary staus report) mendaftar
data acuan dan data ringkasan mengenai barang, jasa, atau agen.
§ Laporan status satu barang/jasa/agen (single
products/service/agent status report) biasanya menyediakan data terperinci
dan mencakup data acuan maupun data ringkasan untuk satu entitas, seperti
pelanggan, pemasok, atau unsure penyediaan.
MEMAHAMI DAN MENDESAIN FORMULIR
Hubungan
antara Formulir Input dan Tabel
Terdapat tiga
hubungan antara tabel dan formulir. Hanya hubungan pertama saja yang memiliki
hubungan satu dengan satu antara formulir dan tabel.
1.
Satu
formulir untuk mencatat data di satu tabel
2.
Satu
formulir untuk mencatat data di dua tabel atau lebih
3.
Dua
formulir atau lebih untuk mencatat data disatu tabel.
Jenis-Jenis Formulir Input
·
Formulir
entri satu record (single record entry form) hanya menampilkan satu
record pada satu waktu. Formulir entri bentuk tabel (tabular entry form)
menyediakan desain seperti kertas kerja untuk memasukkan banyak record disatu
tabel. Jenis formulir ini sering kali digunakan untuk mencatat sekumpulan
kejadian.
·
Formulir
entri multitabel (multi-table entry form) digunakan untuk menambahkan
data ke lebih dari satu tabel. Formulir utama (main formulir) memiliki
dia bagian-bagian utama yang digunakan untuk menambahkan data ke”suatu”tabel,
dan subformulir (sub form) yang digunakan untuk menambahkan data
ke”banyak” tabel.
Cara-cara Entri Data
Data dapat dimasukkan dalam sebuah formulir dengan empat cara
berikut ini.
1.
Agen
internal mengetik data
2.
Agen
internal memilih data untuk dimasukkan dengan menggunakan tabel pencarian (look-up
table), tombol radio (radio button), atau kotak cek (check box).
3.
Agen
internal memindai kode batang (barcode) produk atau kartu identifikasi
pelanggan.
4.
Pengguna
memasukkan data dengan menggunakan formulir di situs web perusahaan.
Mengidentifikasi Formulir yang Diperlukan
Kebutuhan akan formulir tergantung pada data apa yang perlu
dikumpulkan dan bagaimana data tersebut akan dikumpulkan.
UML use case dapat digunakan untuk membuat model interaksi
antara pengguna dengan system. Use case adalah urutan langkah –langkah
yang terjadi ketika “pelaku” sedang berinteraksi dengan system untuk suatu
tujuan tertentu. Pelaku dapat berupa orang, computer, atau bahkan sustem lain,
tetapi kita akan memfokuskan pada pelaku manusia.
Interaksi dengan Formulir : Mengendalikan Input SIA
·
Elemen-elemen
antar Formulir
Elemen antarmuka formulir (form interface elements) merupakan
objek-objek pada formulir yang digunakan untuk memasukkan informasi atau
melakukan tindakan. Beberapa elemen antarmuka yang umum adalah kotak teks,
label, fitur pencarian, tomnol perintah, tombol radio, dan kotak cek.
·
Meningkatkan
Akurasi dan Efisiensi Entri Data
Beberapa pengendalian berikut ini dapat digunakan pada formulir
entri untuk meningkakan akurasi dan efisiensi entri data.
1.
Kunci
utama
2.
Fitur
pencarian
3.
Pemindaian
4.
Pemeriksaan
record
5.
Konfirmasi
6.
Integritas
referensial
7.
Pemeriksaan
format
8.
Aturan
validasi
9.
Default
10.
Melarang
field kosong
11.
Nilai
yang dihasilkan computer
12.
Meningkatkan
pengguna untuk menerima/menolak data
Mendesain Formulir
·
Mengidentifikasi
dan Mendokumentasikan Formulir yang Diperlikan
Untuk mengidentifikasi formulir yang diperlukan, pertama kali kita
mengidentifikasi kejadian-kejadian didalam proses bisnis. Kita akan
mengidentifikasi formulir yang diperlukan untuk contoh Fairhaven Convenience
Store. Kemudian kita akan mendesain masing-masing formulir. Dua kejadian dapat
diidentifikasi dinarasi Fairhaven Convenience Store : Melakukan penjualan dan
Menyetorkan kas.
·
Formulir
Entri Data Satu Record : Tabel Arsip Manajer untuk Fairhaven Covenience Store
Jenis formulir pertama yang akan kita bahas adalah formulir satu
record. Sebagaimana disebutkan sebelumnya, Formulir Arsip Manajer menunjukkan
sau record dari suatu tabel pada suatu waktu..
·
Formulir
Satu Record : Formulir Setoran
Formulir saru record juga dapat digunakan untuk mencatat data
transaksi
·
Formulir
Entri Data Bentuk Tabel : Arsip Persediaan untuk Fairhaven Convenience Store
Formulir bentuk tabel memiliki desain seperti kertas kerja yang
berguna untuk menambahkan lebih dari satu record ke satu tabel.
·
Formulir
Entri Multitabel
Formulir entri multitabel untuk mencatat penjualan. Formulir
tersebut disusun kedalam format formulir utama/sub formulir.
Sumber : Buku
Sistem Informasi Akuntansi, Dasaratha V.Rama / Federick L.Jones.
Penerbit : Salemba Empat
