MEMAHAMI DAN MENDESAIN DATA AKUNTANSI

MEMAHAMI DAN MENDESAIN DATA AKUNTANSI

Mengidentifikasi dan Mendokumentasikan File

File transaksi (transaction file) digunakan untuk mencatat informasi mengenai berbagai kejadian didalam proses bisnis organisasi. Atribut-atribut record transaksi meliputi data transaksi, pelaku yang berhubungan dengan transaksi lainnya (misalnya pelanggan, pemasok, tenaga penjual), dan uraian barang/jasa yang berhubungan dengan kejadian (misalnya harga, dan kuantitas persediaan yang dijual). File induk (master file) menyimpan data acuan dan data ringkasan tentang berbagai entitas yang berkaitan dengan kejadian (barang/jasa perusahaan, agen internal, agen eksternal, dan buku besar).

Pada format yang ditunjukkan, file induk untuk barang dan jasa ditampilkan dikiri, file transaksi ditampilkan ditengah, dan file induk ditampilkan dikanan. Setiap kotak pada diagram tersebut menunjukkan sebuah file. Untuk salah satu file tersebut, diagram menunjukkan dua atribut (field), “Order#” dan “Tanggal_Order”.

Kejadian dan File Transaksi

Ingat bahwa kolom kedua diberi label “File(-file) transaksi diperlukan ?” alasan untuk (-file) adalah bahwa ini biasanya berguna untuk menyimpan informasi mengenai satu kejadian dalam dua atau lebih file transaksi. Alasan untuk pengguna banyak file untuk menyimpan data transaksi dijelaskan kemudian.

Mendokumentasikan File Transaksi

Pedoman untuk mengidentifikasi perlunya tabel transaksi :

1.      Tentukan kejadian-kejadian didalam proses

2.      Keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat didalam sistem komputer.

3.      Keluarkan kejadian query dan pelaporan karena mencakup penggunaan data yang telah dicatat dalam SIA.

4.      Keluarkan kejadian pemeliharaannya.

Kejadian dan Tabel Induk

Untuk mengidentifikasi dua jenis entitas dimana tabel indul umumnya digunakan. Daftar ini akan diperluas dengan menambah tabel induk kas dan buku besar.

·         Barang / jasa

·         Agen

·         Kas

·         File induk buku besar

Membuat tabel induk salah satu alasan pembuatan tabel induk adalah untuk menghemat waktu entri  data dan ruang penyimpanan.

Atribut dan Hubungan

Kunci utama (primary key) adalah atribut yang secara unik mengidenifikasi record ditabel. Ketika record ditambahkan ke tabel, setiap record digunakan sebagai kunci utama yang hanya mengidentifikasi record tersebut.

Kunci asing (foreign record) adalah filed ditabel yang merupakan kunci utama dibeberapa file lainnya. kunci asing digunakan untuk menghubungkan satu tabel dengan tabel lainnya. Berikut ini akan dibahas manfaat penghubungan tabel-tabel.

Kunci asing menghubungkan dua kejadian yang terjadi dalam suatu urutan.

Hubungan Antartabel

Kardinalitas hubungan menunjukkan beberapa banyak kejadian dari suatu jenis entitas (kejadian, sumberdaya, atau pelaku) dihubungkan dengan jenis entitas lainnya. Kardinalitas berikut digunakan dalam desain basis data :1) satu dengan satu (1,1); 2) satu dengan banyak (1,m); 3)banyak dengan banyak (m,m).

Hubungan satu dengan satu antar entitas tidak seumum dengan berhubungan satu dengan banyak, tetapi justru terjadi pada SIA.

Hubungan satu dengan banyak sangat umum didalam sistem akuntansi.

Menentukan Kardinalitas

Tidak selalu mudah untuk menentukan kardinalitas hubungan. Ingat bahwa setiap pola membuat dua pernyataan independen tentang hubungan antarentitas. Juga, ingat bahwa sisi kejadian dari hubungan mengacu pada keterjadian sepanjang waku.

Signifikansi Konsep untuk Aplikasi Basis Data

Bagian ini menjelaskan tiga konsep kunci utama, kunci asing, dan hubungan yang didefinisikan terdahulu. Konsep-konsep ini dalam mendesain laporan, formulir dan pengendalian.

·         Mengimplementasikan dokumen dan laporan

·         Mengimplementasikan formulir input

·         Mengontrol data SIA : integritas referensial.

MEMAHAMI DAN MENDESAIN QUERY DAN LAPORAN

Dalam menentukan atribut-atribut yang diperlukan dalam pertanyaan gunakan atribut apa saja yang diperlukan dalam output query, criteria apa yang akan digunakan untuk menghasilkan output dan atribut apa saja yang digunakan dalam criteria tersebut.

Jenis-Jenis Laporan

Laporan daftar sederhana (simple resort report) adalah daftar transaksi penjualan. Laporan perincian yang dikelompokkan (grouped detail report) adalah daftar transaksi penjualan yang dikelompokkan menurut jenis produk yang dijual dengan subtotal untuk setiap jenis produk. Laporan ringkasan (summary report) hanya memberikan ringkasan angka-angka penjualan, seperti total penjualan untuk setiap produk, tanpa mendaftar masing-masing transaksi penjualan terakhir. Laporan entitas tunggal (single entity report), seperti faktur penjualan hanya memberikan perincian mengenai satu kejadian.

Tata Letak Laporan

Header halaman (page header) dapat digunakan untuk menentukan informasi yang tampak dibagian atas setiap halaman. Footer halaman (page footer) tampak dibagian bawah setiap halaman dan biasanya mencakup nomor halaman. Footer laporan (report folder) terlihat satu kali, dibagian akhir laporan. Perincian laporan (report detail) berisi informasi utama dilaporan.

Kerangka desain laporan yang dikembangkan untuk jenis laporan ini dapat dengan mudah digunakan pada jenis ini laporan lainnya yang hanya memiliki elemen terpisah yang akan dibahas kemudian.

·         Kotak label dan kotak teks

·         Mengelompokkan atribut

·         Header kelompok

·         Perincian kelompok

·         Footer kelompok

Organisasi Laporan

Dalam mengorganisasikan laporan seseorang dapat menentukan hal-hal seperti berikut ini :

·         Data dikelompokkan menurut produk#.

·         Header kelompok memiliki data acuan dari tabel persediaan.

·         Bagian perincian kelompok mendaftar transaksi informasi berasal dari tabel perincian penjualan dan tabel penjualan.

·         Footer kelompok meliputi perhitungan ringkasan jumlah barang digudang sekarang.

Laporan Kejadian

·         Daftar Kejadian Sederhana

Daftar kejadian sederhana (simple event lists) menyediakan daftar kejadian yang sederhana selama suatu periode waktu yang disusun menurut tanggal kejadian atau nomor transaksi tanpa adanya pengelompokkan atau subtotal.

·         Laporan Perinci Kejadian Dikelompokkan

Laporan perinci kejadian yang dikelompokkan (grouped event detail reports) menampilkan daftar kejadian selama suatu periode dan umumnya dikelompokkan menurut barang / jasa atau agen. Laporan seperti itu mencakup data acuan mengenai barang / jasa atau agen maupun perincian kejadian yang berhubungan dengan barang / jasa atau agen.

·         Laporan Ringkasan Kejadian

Laporan ringkasan kejadian (event summary report) meringkas berbagai macam kejadian menurut berbagai parameter.

·         Laporan Satu Kejadian

Laporan satu kejadian (single event report) menyajikan perincian mengenai satu kejadian. Sering kali, laporan ini dicetak untuk tujuan dokumentasi atau untuk diberikan kepada pelanggan atau pemasok.

Daftar Acuan dan Laporan Status

·         Daftar Acuan

Daftar acuan (reference lists) hanya melaporkan data acuan yang diambil dari tabel induk.

·         Laporan Status

Laporan status (status report) menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa, atau agen.

§  Laporan status perincian berkelompok (grouped detail status report) menampilkan data ringkasan dan biasanya beberapa data acuan mengenai barang, jasa, atau agen maupun kejadian (perincian yang mendukung) yang menyebabkan perubahan data ringkasan

§  Laporan ringkasan status (summary staus report) mendaftar data acuan dan data ringkasan mengenai barang, jasa, atau agen.

§  Laporan status satu barang/jasa/agen (single products/service/agent status report) biasanya menyediakan data terperinci dan mencakup data acuan maupun data ringkasan untuk satu entitas, seperti pelanggan, pemasok, atau unsure penyediaan.

MEMAHAMI DAN MENDESAIN FORMULIR

Hubungan antara Formulir Input dan Tabel

Terdapat tiga hubungan antara tabel dan formulir. Hanya hubungan pertama saja yang memiliki hubungan satu dengan satu antara formulir dan tabel.

1.      Satu formulir untuk mencatat data di satu tabel

2.      Satu formulir untuk mencatat data di dua tabel atau lebih

3.      Dua formulir atau lebih untuk mencatat data disatu tabel.

Jenis-Jenis Formulir Input

·         Formulir entri satu record (single record entry form) hanya menampilkan satu record pada satu waktu. Formulir entri bentuk tabel (tabular entry form) menyediakan desain seperti kertas kerja untuk memasukkan banyak record disatu tabel. Jenis formulir ini sering kali digunakan untuk mencatat sekumpulan kejadian.

·         Formulir entri multitabel (multi-table entry form) digunakan untuk menambahkan data ke lebih dari satu tabel. Formulir utama (main formulir) memiliki dia bagian-bagian utama yang digunakan untuk menambahkan data ke”suatu”tabel, dan subformulir (sub form) yang digunakan untuk menambahkan data ke”banyak” tabel.

Cara-cara Entri Data

Data dapat dimasukkan dalam sebuah formulir dengan empat cara berikut ini.

1.      Agen internal mengetik data

2.      Agen internal memilih data untuk dimasukkan dengan menggunakan tabel pencarian (look-up table), tombol radio (radio button), atau kotak cek (check box).

3.      Agen internal memindai kode batang (barcode) produk atau kartu identifikasi pelanggan.

4.      Pengguna memasukkan data dengan menggunakan formulir di situs web perusahaan.

Mengidentifikasi Formulir yang Diperlukan

Kebutuhan akan formulir tergantung pada data apa yang perlu dikumpulkan dan bagaimana data tersebut akan dikumpulkan.

UML use case dapat digunakan untuk membuat model interaksi antara pengguna dengan system. Use case adalah urutan langkah –langkah yang terjadi ketika “pelaku” sedang berinteraksi dengan system untuk suatu tujuan tertentu. Pelaku dapat berupa orang, computer, atau bahkan sustem lain, tetapi kita akan memfokuskan pada pelaku manusia.

Interaksi dengan Formulir : Mengendalikan Input SIA

·         Elemen-elemen antar Formulir

Elemen antarmuka formulir (form interface elements) merupakan objek-objek pada formulir yang digunakan untuk memasukkan informasi atau melakukan tindakan. Beberapa elemen antarmuka yang umum adalah kotak teks, label, fitur pencarian, tomnol perintah, tombol radio, dan kotak cek.

·         Meningkatkan Akurasi dan Efisiensi Entri Data

Beberapa pengendalian berikut ini dapat digunakan pada formulir entri untuk meningkakan akurasi dan efisiensi entri data.

1.      Kunci utama

2.      Fitur pencarian

3.      Pemindaian

4.      Pemeriksaan record

5.      Konfirmasi

6.      Integritas referensial

7.      Pemeriksaan format

8.      Aturan validasi

9.      Default

10.  Melarang field kosong

11.  Nilai yang dihasilkan computer

12.  Meningkatkan pengguna untuk menerima/menolak data

Mendesain Formulir

·         Mengidentifikasi dan Mendokumentasikan Formulir yang Diperlikan

Untuk mengidentifikasi formulir yang diperlukan, pertama kali kita mengidentifikasi kejadian-kejadian didalam proses bisnis. Kita akan mengidentifikasi formulir yang diperlukan untuk contoh Fairhaven Convenience Store. Kemudian kita akan mendesain masing-masing formulir. Dua kejadian dapat diidentifikasi dinarasi Fairhaven Convenience Store : Melakukan penjualan dan Menyetorkan kas.

·         Formulir Entri Data Satu Record : Tabel Arsip Manajer untuk Fairhaven Covenience Store

Jenis formulir pertama yang akan kita bahas adalah formulir satu record. Sebagaimana disebutkan sebelumnya, Formulir Arsip Manajer menunjukkan sau record dari suatu tabel pada suatu waktu..

·         Formulir Satu Record : Formulir Setoran

Formulir saru record juga dapat digunakan untuk mencatat data transaksi

·         Formulir Entri Data Bentuk Tabel : Arsip Persediaan untuk Fairhaven Convenience Store

Formulir bentuk tabel memiliki desain seperti kertas kerja yang berguna untuk menambahkan lebih dari satu record ke satu tabel.

·         Formulir Entri Multitabel

Formulir entri multitabel untuk mencatat penjualan. Formulir tersebut disusun kedalam format formulir utama/sub formulir.

Sumber : Buku Sistem Informasi Akuntansi, Dasaratha V.Rama / Federick L.Jones.

               Penerbit : Salemba Empat